Callexcell PRIVACY VERKLARING

 

Callexcell vindt de bescherming van de privacy en gegevensbescherming erg belangrijk. Met deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) wil Callexcell je informeren over de verwerking van persoonsgegevens. Callexcell zal de persoonsgegevens verwerken met respect voor je privacy en met inachtneming van de toepasselijke privacy wetgeving.

Deze Privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op: 7 mei 2018.

INHOUD:

    • VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACYVERKLARING?
    • VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING?
    • WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN DOOR CALLEXCELL VERWERKT?
    • MET WIE DELEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?
    • BEVEILIGING EN BEWARING VAN JE PERSOONSGEGEVENS
    • WORDEN JE PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT VOOR AUTOMATISCHE PROFILERING?
    • WAT ZIJN JE RECHTEN EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?
    • WAT ZIJN JE RECHTEN EN …
    •  

      VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACYVERKLARING?

      Deze Privacyverklaring geldt voor alle prospecten, klanten, leveranciers, bezoekers van de website, bezoekers van de Callexcell kantoren, sollicitanten en alle andere personen die geen werknemers zijn en waarvan Callexcell persoonsgegevens verwerkt.

      VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING?

      Callexcell treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking bij het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de klanten- en leveranciersadministratie, registratie van bezoekers tot de kantoren, verwerken van sollicitaties.

      Gegevens van Callexcell zijn:

      • Adres hoofdzetel: Tiensesteenweg 168C / 401, 3800 Sint-Truiden
      • Ondernemingsnummer: 783.748
      • Telefoonnummer: 011 49 49 49
      • Ondernemingsnummer:  0816.783.748

      Voor contact center diensten treedt de opdrachtgever van Callexcell op als verantwoordelijke voor verwerking en treedt Callexcell op als verwerker. Voor deze verwerkingen verbindt Callexcell er zich toe om gegevens enkel te verwerken op instructie van de verantwoordelijke voor verwerking. Deze verwerkingen vallen echter buiten de scope van deze privacy verklaring.

      Indien je je rechten als betrokkene wenst uit te voeren, moet je je steeds te wenden tot de verantwoordelijke voor de verwerking.

       

      WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN DOOR CALLEXCELL VERWERKT?

      • Persoonsgegevens die verwerkt worden bij de registratie van bezoekers in onze Callexcell kantoren
        • Callexcell vraagt bezoekers in de kantoren om zich te identificeren. De gegevens zijn nodig voor veiligheidsdoeleinden om te weten wie op welk moment in de kantoren aanwezig is en om werknemers te verwittigen indien hun bezoeker is toegekomen. Een bezoeker kan een foto laten nemen zodat de werknemer van Callexcell de bezoeker aan de receptie direct herkent. Voor het maken van het beeldmateriaal vragen we telkens de toestemming.

      +  Meer info

      Type persoonsgegeven Ontvanger Grondslag van verwerking Doel van verwerking Verduidelijking
      ·        Persoonlijke identificatie gegevens (vb naam, email, …)

      ·        Professionele gegevens (vb functie, bedrijf)

      ·        Identificatiegegevens uitgereikt door de overheid (nummerplaat)

      Callexcell Gerechtvaardigd belang ·        Zicht krijgen op de aanwezigen in het gebouw ivm veiligheid ·        Om de veiligheidsredenen wenst Callexcell te weten wie er op elk moment in hun kantoren aanwezig is.
      ·        Werknemers verwittigen indien de bezoeker zich aanmeldt voor een afspraak ·        De werknemer met wie de bezoeker een afspraak heeft, wordt op de hoogte gesteld dat het bezoek gearriveerd is
      Beeldmateriaal Callexcell Toestemming ·        Ervoor zorgen dat de werknemer de bezoeker herkent aan de receptie ·        Indien de werknemer voor het eerst een afspraak heeft met een bezoeker, dan helpt een foto om deze onmiddellijk te herkennen bij het ontmoeten aan de receptie. Alvorens het beeld materiaal genomen wordt zal eerst toestemming gevraagd worden aan de bezoeker.

       

      • Persoonsgegevens die verwerkt worden voor klanten- en leveranciersadministratie
        • Callexcell legt een lijst (CRM) aan met contactgegevens van klanten, leveranciers en prospecten met als doel het versturen van commerciële boodschappen en voorstellen of voor het opvolgen van bestaande contracten en/of bestellingen. Deze lijst wordt ook aangewend om bestaande zakenrelaties uit te nodigen op netwerk-events. Voor het verbeteren van de contact center diensten voert Callexcell ook klantentevredenheidsonderzoeken uit.

       

      +  Meer info

      Type persoonsgegeven Ontvanger Grondslag van verwerking Doel van verwerking Verduidelijking
      Persoonlijke identificatie gegevens (vb naam, email, …)

       

      Professionele gegevens (vb functie, bedrijf)

      Callexcell Gerechtvaardigd belang ·        Beheren van een lijst met contactpersonen voor het versturen van commerciële boodschappen, uitnodigen van relaties op netwerk-events. Via verschillende kanalen (beurzen, business cards, openbaar gemaakte gegevens, bestaande klantenrelaties) verzamelt Callexcell persoonsgegevens om nieuwe business te genereren en/of hun klanten op de hoogte te brengen van nieuwe vergelijkbare diensten
      Contract ·        Ter opvolging van gemaakte bestellingen, facturen en commerciële afspraken

      ·        Sturen van commerciële voorstellen

      Persoonlijke identificatie gegevens (vb naam, email, …) Callexcell, Klanttevredenheids onderzoeks bureau

       

      Gerechtvaardigd belang ·        Klant uitnodigen voor een klantentevredenheidsonderzoek Callexcell nodigt klanten uit om deel te nemen aan een klantentevredenheidsonderzoek.
      Toestemming ·        Invullen klantentevredenheidsonderzoek Callexcell vraagt toestemming om persoonsgegevens (naam, adres, email, telefoonnummer en bedrijfsnaam) te linken met de resultaten van hun klantentevredenheids onderzoek. Callexcell gebruikt deze gegevens enkel ter verbetering van hun diensten. De resultaten van het onderzoek worden niet voor andere doeleinden gebruikt en ook niet doorgegeven aan derden voor eigen gebruik.

       

       

      • Persoonsgegevens die verwerkt worden bij sollicitaties
        • Callexcell zoekt regelmatig nieuwe enthousiaste en gemotiveerde medewerkers om ons team te versterken. Tijdens de sollicitatie procedure worden persoonlijke gegevens zoals identificatie gegevens, competenties, curriculum vitae verwerkt. Indien je als sollicitant niet aangenomen wordt, zal Callexcell altijd toestemming vragen om je gegevens zoals je CV bij te houden om je in de toekomst te contacteren. Callexcell zal wel een lijst aanleggen met enkel naam, datum en reden waarom de kandidaat niet aangenomen werd. Indien we je CV doorgeven aan een interim kantoor zullen we hiervoor ook je toestemming vragen.

       

      +  Meer info

      Type persoonsgegeven Ontvanger Grondslag van verwerking Doel van verwerking Verduidelijking
      Persoonlijke identificatie gegevens (vb naam, email, …)

       

      Professionele carrière en opleidingsgeschiedenis

       

      Curriculum vitae

      Callexcell Contract ·        Aanwerven nieuwe medewerkers De sollicitatie is een eerste stap naar aanleiding van een arbeidscontract.
      Callexcell, interim kantoren Toestemming ·        Bijhouden van cv van sollicitanten voor toekomstige opportuniteiten Indien Callexcell een sollicitant momenteel niet aanneemt maar wel wil contacteren voor toekomstige opportuniteiten, die beter passen bij zijn/haar competenties, zal Callexcell toestemming vragen
      Persoonlijke identificatie gegevens Callexcell Gerechtvaardigd belang ·        Aanleggen lijst van sollicitaties met hun status (vb reden van weigering) ·        Door de vele sollicitaties die Callexcell verwerkt en de verschillende kanalen vanwaar nieuwe kandidaten voorgesteld worden, is er een gerechtvaardigd belang om een lijst aan te leggen zodat kandidaten die we weigeren, niet opnieuw behandelen na enkele weken.

       

      • Persoonsgegevens die verwerkt worden wanneer je Callexcell contacteert voor vragen of informatie
        • Je kan als persoon contact opnemen met Callexcell via verschillende kanalen (telefonisch, email, chat, contact formulier website, social media). Indien je Callexcell telefonisch contacteert zal Callexcell het telefoongesprek opnemen voor kwaliteitsbeoordeling van onze help desk. De persoonsgegevens die je geeft via telefoon, mail, chat, een webformulier gebruiken we enkel om je antwoord te geven op je vragen. Het is mogelijk om via de chat video en audio te gebruiken, maar hiervoor vragen we steeds je toestemming.

      +  Meer info

      Type persoonsgegeven Ontvanger Grondslag van verwerking Doel van verwerking Verduidelijking
      Persoonlijke identificatie gegevens (vb naam, email, …)

       

      Professionele gegevens (vb functie, bedrijf)

      Callexcell Gerechtvaardigd belang ·        Personen de gelegenheid bieden om in contact te komen met het bedrijf De gegevens zullen enkel gebruikt worden om te antwoorden op je vraag.
      Geluidsopname Callexcell Gerechtvaardigd belang ·        Kwaliteitsverbetering en training voor onze contact center helpdesk diensten De geluidsopname wordt gebruikt om onze diensten te verbeteren
      Beeld en geluid Callexcell Toestemming ·        Persoonlijk contact bevorderen bij de web chat De persoon zal altijd in de browser eerst toestemming moeten geven voor het inschakelen van de camera en microfoon alvorens de video chat functie wordt ingeschakeld. De gebruiker kan ook altijd de camera en microfoon uitschakelen

       

      • Gebruik van beeldmateriaal
        • Wanneer Callexcell gerichte foto’s of video’s van je publiceert op social media zullen we hiervoor je toestemming vragen.

      +  Meer info

      Type persoonsgegeven Ontvanger Grondslag van verwerking Doel van verwerking Verduidelijking
      Beeldmateriaal  Openbaar Toestemming ·        Nemen van foto’s of video’s voor publicitaire doeleinden Callexcell zal enkel beeldmateriaal publiceren op de website of social media indien je je toestemming daarvoor geeft.

       

      • Verbetering kwaliteit website
        • Callexcell gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzichten te krijgen over het gebruik van de website. Deze informatie wordt geanonimiseerd en niet gekoppeld aan je persoonlijke gegevens. Analytics tools gebruiken cookies. Dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Meer info kan je lezen in onze cookie statement.

      MET WIE DELEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?

      Wij delen je persoonsgegevens niet met derden, tenzij (i) wij daarvoor je voorafgaande toestemming hebben ontvangen, (ii) wij hiertoe verplicht worden in het kader een regelgeving of juridische procedure, of (iii) wij hiertoe worden verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties.

      Wij doen wel een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, studiebureaus (vb voor het afnemen van tevredenheidsonderzoeken) , marketing bureaus, tools (vb CRM systeem, mailing tool) en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet als derden beschouwd. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om je persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en ook onder geen enkel beding kenbaar maken aan derden.

       

      BEVEILIGING EN BEWARING VAN JE PERSOONSGEGEVENS

      Callexcell erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daardoor neemt Callexcell gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang teneinde misbruik te voorkomen.

      Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet Callexcell dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt Callexcell de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen.

      Callexcell bewaart jouw persoonlijke gegevens alleen voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze Privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen. Tenzij bij het oplossen van geschillen of als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

      + Meer info

      Type persoonsgegeven Worden verwijderd Verduidelijking
      Geluidsopname Na 30 dagen Telefonische opnames mogen voor kwaliteitsdoeleinden slechts 30 dagen bewaard worden.
      Curriculum vitae 1 maand nadat je bericht krijgt dat je niet weerhouden bent  en we geen toestemming hebben ontvangen om de gegevens langer bij te houden
      Beeldmateriaal Indien de toestemming terug ingetrokken wordt

       

       

      WAT ZIJN JE RECHTEN EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?

      WAT ZIJN JE RECHTEN?

      • Recht op inzage: Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarvoor wij die verwerken, welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen, wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en – wanneer van toepassing – welke logica wij gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonsgegevens.
      • Recht op rectificatie: Indien informatie niet correct is, kan je ons vragen om deze te corrigeren
      • Recht om je gegevens te wissen: Indien gegevens niet rechtmatig verwerkt worden of indien je gegevens niet langer nodig zijn dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, kan je ons vragen om je gegevens te wissen
      • Recht op beperking van verwerking: Door de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken kunnen jouw persoonsgegevens nog worden bijgehouden maar het gebruik ervan is beperkt. Wanneer je een verwerkingsbeperking hebt gevraagd, mogen we enkel nog uw gegevens opslaan. Dit wil zeggen dat er met uw gegevens geen andere verrichtingen meer kunnen gebeuren.
      • Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat jouw gegevens worden verwerkt als die verwerking berust op een algemeen belang of het gerechtvaardigd belang van diegene die uw gegevens verwerkt. Bovendien kunt u ook dit recht van bezwaar laten gelden als je persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die de basis vormt voor verwerkingen voor direct marketingdoeleinden.
      • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: Je hebt het recht om de door jouw verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en heeft het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke waarbij de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.

       

      HOE KAN JE JE RECHTEN UITOEFENEN?

      Je kan je rechten uitvoeren door een e-mail te sturen naar privacy@callexcell.be. Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, kan Callexcell meer informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

      Callexcell heeft één maand de tijd om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer Callexcell je aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan je aanvraag te voldoen.

      Callexcell zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag Callexcell een redelijke vergoeding aanrekenen of kan Callexcell het verzoek weigeren.

      Indien je om een of andere reden aanneemt dat Callexcell je aanvraag niet correct behandeld heeft, kan je contact opnemen met de functionaris van gegevensbescherming van Callexcell via privacy@callexell.be waarna hij samen met jou op zoek gaat naar een oplossing.

      Voor de volledigheid informeren wij je dat, indien Callexcell niet reageert op je aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (Privacycommissie), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of via commission@privacycommission.be.